Klokkenluidersregelingen

Klokkenluidersregelingen zijn in Nederland verplicht voor bedrijven met meer dan vijftig werknemers. Met deze complianceregelingen kunnen ongewenste of zelfs gevaarlijke situaties tijdig aan het licht gebracht worden wat de risico’s voor de onderneming zelf, de werknemers, omgeving en de maatschappij moet reduceren. Een groot goed, maar het invoeren hiervan kan bedrijven veel tijd kosten en vooral veel vraagtekens oproepen. Transparco helpt en adviseert daarom organisaties bij het effectief en deskundig implementeren van de klokkenluidersregeling.

Financiële complianceprogramma’s

In de Verenigde Staten bestaat de klokkenluidersregeling alweer zo’n vijftien jaar. De  Sarbanes-Oxley Act van 2002 maakte duidelijk dat het voor bedrijven van het grootste belang was dat ze hun financiële complianceprogramma’s op orde hadden.  De 2011 Federal Sentencing Guidelines scherpte dit nog eens flink aan:

To have an effective compliance and ethics program (..) an organization shall:

  1. exercise due diligence to prevent and detect criminal conduct; and
  2. otherwise promote an organizational culture that encourages ethical conduct and a commitment to compliance with the law.
    [Federal Sentencing Guidelines 2011 8B2.1. -bijlage]

Het niet voldoen aan deze norm heeft grote consequenties bij de strafoplegging aan bedrijven die over de schreef gaan. Het wel voldoen daarentegen leidt tot een reductie van eventuele sancties en boetes.

Verplichte gedragscode met bijbehorende adequate regeling

In Nederland is de wet ‘Huis voor Klokkenluiders’ op 1 juli 2016 in werking getreden en verplicht tot het invoeren van een gedragscode en een adequate regeling voor het melden van overtredingen van de code en van externe wet- en regelgeving. Deze wet geldt zoals gezegd voor bedrijven met meer dan vijftig werknemers. Parallel daaraan zien we ook in het internationale bedrijfsleven een duidelijke ontwikkeling: grote bedrijven met reputaties die beschermd moeten worden, eisen van hun toeleveranciers en contractpartners dat zij aantoonbaar beschikken over een effectief complianceprogramma.

Wet ‘Huis voor klokkenluiders’…

De wet ‘Huis voor Klokkenluiders’ stelt een klokkenluidersregeling verplicht voor ondernemingen met meer dan vijftig werknemers. Werknemers dienen in de gelegenheid te worden gesteld om een vermoeden van een misstand op of rond het werk intern te kunnen melden. Bedrijven krijgen de ruimte om de klokkenluidersregeling zelf in te richten, maar moeten zich wel aan enkele regels houden. Zo moeten zij in de regeling vaststellen aan wie een misstand kan worden gemeld en hoe deze intern wordt behandeld.

Invoering klokkenluidersregelingen

De klokkenluidersregeling én de bijbehorende maatregelen moeten dus op de juiste wijze worden ingevoerd, onder toezicht van onder andere bestuurders en commissarissen. De aandachtspunten hierbij zijn echter zeer divers zoals:

  • de organisatie van een vertrouwelijke meldlijn en adviespunt
  • de borging van opvolging en vertrouwelijkheid
  • de interne communicatie van de klokkenluidersregeling
  • correct en effectief optreden bij ‘valse’ meldingen
  • de aansprakelijkheid bij het veroorzaken van reputatieschade
  • mag een werknemer de publiciteit zoeken en kan dat voorkomen worden?
  • de bescherming van de melder
  • wat als er geen interne klokkenluidersregeling is? Welke risico’s loopt uw bedrijf dan?

Transparco helpt, beoordeelt en adviseert bij de implementatie van klokkenluidersregelingen

Het beoordelen van al deze aandachtspunten, in hoeverre ze correct zijn uitgevoerd en wat er wellicht nog gedaan moet worden om aan de wettelijke verplichting te voldoen, is voor veel bedrijven onbekend gebied. Dat geldt niet voor Transparco. Wij helpen bestuurders en commissarissen bij de implementatie van de klokkenluidersregeling, beoordelen deze en adviseren of er eventueel nog extra maatregelen nodig zijn. Wilt u bespreken of en hoe wij uw organisatie van dienst kunnen zijn, neem dan contact met ons op.